Los plazos de los que su empresa dispone para expedir y remitir sus facturas a los clientes dependen del tipo de operación realizada y de si el destinatario es una empresa o un particular. Recuerde cómo actuar en cada caso.
Destinatarios particulares
Caso general. Si el receptor de las operaciones es un particular, las facturas deben ser expedidas y remitidas en la fecha de devengo de la operación. A estos efectos, lo habitual es que las operaciones se entiendan devengadas en la fecha en que se preste el servicio o que se pongan los bienes a disposición del cliente. No obstante, existen excepciones; por ejemplo:
- En las operaciones de tracto sucesivo (como alquileres o servicios continuados en el tiempo), el devengo se produce cuando resulta exigible cada pago, y es en ese momento cuando debe expedirse la factura.
- Cuando se produce un pago anticipado, también se produce el devengo y debe expedirse factura por el precio cobrado.
Facturas recapitulativas. Sin embargo, si la factura emitida es una factura recapitulativa, ésta debe expedirse, como máximo, el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones a las que haga referencia. Recuerde que este tipo de facturas permite agrupar diferentes operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que dichas operaciones se hayan efectuado en el mismo mes natural. Así, por ejemplo, si una empresa realiza ventas a un mismo cliente el 1, el 15 y el 24 de marzo, puede agrupar dichas operaciones en una sola factura emitida el 31 de marzo.
Destinatarios empresarios
Nacional y recapitulativa. Si el destinatario es un empresario o profesional, los plazos de las facturas normales y de las recapitulativas son los mismos: deben ser expedidas y enviadas a los clientes como máximo antes del día 16 del mes siguiente al de la fecha de devengo. Por ejemplo, en una venta a otro empresario realizada el 10 de marzo, la empresa vendedora debe expedir y remitir la factura, como muy tarde, el 15 de abril. Así, podría expedir la factura el 6 de abril y remitirla al cliente el 12 de ese mismo mes.
Entregas intracomunitarias. En caso de entregas intracomunitarias (es decir, ventas de bienes a empresarios establecidos en otros países de la UE), las facturas deben expedirse y remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se haya iniciado el transporte de los bienes con destino al empresario adquirente. Así, por ejemplo, si un empresario español vende a una empresa sueca mercancías que salen de España el 30 de marzo y se ponen a disposición del adquirente el 4 de abril, la factura podrá expedirse y remitirse al cliente hasta el 15 de abril.
Régimen sancionador
Sanciones. Tenga en cuenta que no emitir las facturas o remitirlas a los clientes fuera de los plazos previstos puede ser sancionado:
- Expedición o envío fuera de plazo. La falta de expedición en los plazos indicados o el retraso en el envío de las facturas puede conllevar una sanción proporcional del 1% de la cuantía total de las facturas.
- Falta de expedición. Por otra parte, si el incumplimiento consiste en la falta de expedición, la sanción asciende al 2% del importe de las facturas no emitidas. En estos casos, si a Hacienda no le es posible conocer el importe de las operaciones no facturadas, la sanción es de 300 euros por cada una de ellas.
En caso de ventas a clientes particulares, las facturas deben expedirse y remitirse en la misma fecha en la que tiene lugar la operación. En caso de clientes empresarios, el plazo finaliza el día 15 del mes siguiente al de la operación.
Fuente: Lefebvre