Su empresa debe actualizar el sistema informático de facturación (SIF) para que cumpla las nuevas reglas aplicables a partir del año que viene. Pero ¿y si no dispone de dicho sistema y genera sus facturas a mano o mediante una hoja de cálculo?
¿Qué es un SIF?
Características. Para saber si su empresa debe actualizar su sistema informático de facturación (SIF) de acuerdo con los requisitos exigibles a partir de 2026, primero debe conocer en qué consiste un SIF. Un SIF es un conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas y que cumple los siguientes requisitos:
- Entrada de datos . Admite la entrada de información de facturación por cualquier método.
- Conservación . Permite conservar dicha información de facturación, bien mediante su almacenamiento en el propio SIF, bien extrayéndolo en un soporte físico o a través de la remisión telemática a otro sistema informático (sea o no de facturación).
- Procesamiento . Y, por último, permite procesar la información de facturación para producir otros resultados derivados, ya sea en el propio SIF o en otro sistema informático.
Sólo empresas con SIF Pues bien, sólo debe adaptarse a las nuevas reglas si a la hora de expedir sus facturas utiliza un sistema que cumpla las características para considerarse un SIF . En caso contrario, no se verá afectado por las nuevas obligaciones, aplicables a partir del año próximo. Vea algunos supuestos en los que se considera que no se dispone de un SIF.
¡Esto no es un SIF!
Facturación manual. En primer lugar, no se considera que existe SIF si un empresario individual o una empresa emite sus facturas exclusivamente de forma manual (por ejemplo, facturas manuscritas en papel en blanco o sobre papel preimpreso).
Herramientas. Asimismo, en el caso de que genere las facturas a través de hojas de cálculo o procesadores de texto, tampoco se considera que se emplee un SIF, salvo que dichas herramientas incluyan utilidades de procesamiento y conservación de datos . Por tanto, no se considerará que disponga de SIF si utiliza tales herramientas para introducir los datos de las facturas, expedirlas e imprimirlas y conservar la información de facturación. Pero no para elaborar directamente los libros registro de IVA, la contabilidad o cualquier otro resultado con el que deba cumplir sus obligaciones tributarias.
Ejemplo. En el caso de que utilice una hoja de cálculo para preparar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios u otras reglas de cálculo, los nuevos requisitos no le afectarán. Ahora bien, si utiliza la hoja de cálculo programando una macro para generar el libro registro de facturas expedidas, dicha hoja sí se considerará un sistema informático de facturación y, por tanto, deberá cumplir con los nuevos requisitos técnicos exigibles a los SIF.
Herramienta gratuita de la AEAT
En cualquier caso, si prefiere no correr riesgos y empezar a expedir sus facturas mediante un SIF autorizado, sepa que Hacienda pondrá a su disposición en su página web un SIF gratuito para emitir facturas de acuerdo con la nueva legislación del Verifcatu.
Si su empresa expide sus facturas a mano o mediante una hoja de cálculo o un procesador de textos que no incluye utilidades de procesamiento y conservación de datos, se considerará que no dispone de un SIF y, por tanto, podrá seguir como hasta ahora.
Fuente: Lefebvre